Görevleri Önceliklendirme: Eisenhower Matrisi ve Önce Kurbağayı Ye

Acil işler neden hep önemli işleri yener

Acil ve önemli farklı özelliklerdir. Acil, bir şeyin hemen dikkat istediği anlamına gelir: Bir teslim tarihi vardır, biri bekliyordur, bir bildirim yanıp sönüyordur. Önemli ise o işin gerçekten önem verdiğin sonuçlara katkı sağladığı anlamına gelir: Sınavı geçmek, projeyi bitirmek, sağlığını korumak. Bazı işler ikisi birdendir ama çoğu yalnızca biridir. İkisini karıştırmak da kolaydır, çünkü aciliyet o an önem gibi hissettirir.

Araştırmacılar bu yanılgıya bir isim verdi. Meng Zhu, Yang Yang ve Christopher Hsee 2018'de yayımladıkları makalede salt aciliyet etkisini tarif etti: Deneylerinde insanlar, acil iş nesnel olarak daha az değerli olsa bile, kısa süreli işleri ödülü daha büyük olan işlere tercih etme eğilimindeydi. Aciliyet, getirisinden bağımsız olarak dikkati kendine çeker.

Bu yüzden sadece daha çok çabalamak işe yaramaz. Gelen her isteğe öncelik muamelesi yaparsan teslim tarihi uzak olan ya da hiç olmayan işler her gün kaybeder: Erkenden tekrar yapmak, yeni bir beceri öğrenmek, uzun bir raporun ilk taslağını yazmak gibi. Bu işler ancak gün başlamadan onlara bilinçli olarak yer açtığında kazanır.

Dört kutuda Eisenhower matrisi

Dwight D. Eisenhower 1954'teki bir konuşmasında eski bir üniversite rektörünün sözünü aktardı: İki tür sorunu vardı, acil olanlar ve önemli olanlar; acil olanlar nadiren önemli, önemli olanlar da nadiren acildi. On yıllar sonra Stephen Covey, Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabında bu fikri ikiye iki bir tabloya dönüştürdü ve o günden beri Eisenhower matrisi olarak biliniyor.

Bir sayfaya iki çizgi çekip dört kutu oluştur. Eksenlerden biri acil ve acil değil, diğeri önemli ve önemli değil. Sonra listendeki her görevi bir kutuya yerleştir. Asıl değer tablonun kendisinde değil, her kutunun gerektirdiği kararda:

• Acil ve önemli, hemen yap: Gerçek teslim tarihleri ve gerçek sorunlar; yarın teslim edilecek bir ödev ya da sürümü engelleyen bir hata gibi.
• Önemli ama acil değil, planla: Hedeflerini ilerleten işler; önceden çalışmak, planlama, pratik ve spor gibi.
• Acil ama önemli değil, sınırla ya da devret: Sıkıştırıyormuş gibi görünen ama başkasının önceliğine hizmet eden kesintiler; çoğu mesaj ve bazı toplantılar gibi.
• Ne acil ne önemli, bırak: Yalnızca iş gibi görünen oyalanmalar ve rahat dikkat dağıtıcılar.

Listeni dürüstçe ayırmak

Ayırmak, deneyip her şeyin önemli göründüğünü fark edene kadar kolay gelir. Önem için iyi bir test, görev hiç yapılmazsa ne olacağını sormaktır. Cevap pek bir şey değişmeyeceğiyse, ne kadar acil hissettirirse hissettirsin önemli değildir. Aciliyet için iyi bir test ise iş gelecek haftaya kalırsa ne olacağını sormaktır. Cevap hiçbir şeyse, biri onu ne kadar şimdi isterse istesin acil değildir.

İlk kutuya karşı katı ol. Her hafta acil ve önemli kutusuna birkaç görevden fazlası düşüyorsa bu genellikle önemli bir işin acil duruma gelene kadar ertelendiğinin işaretidir. Zamanla hedef, bu işleri hâlâ ikinci kutudayken, yani sakin sakin ve teslim tarihinden önce yapılabilecekken yakalamaktır.

En çok ilgiyi ikinci kutu hak eder, çünkü hiçbir şey onu takvimine zorla sokmaz. Sınavdan bir hafta önce bir üniteyi tekrar etmek, kod bozulmadan önce yeniden düzenlemek, bir sunumu erkenden hazırlamak: Bunların hiçbiri sana bağırmaz. Pratikte matrisin asıl görevi ikinci kutudaki işleri görünür kılmak, böylece onlara zaman ayırabilmeni sağlamaktır.

Üçüncü kutu için toplu yapmanın ya da küçültmenin yollarını ara. Mesajlara sürekli değil, günde iki üç kez cevap ver; daha kısa bir toplantı öner ya da işi onu yapmaya daha uygun birine bırak. Dördüncü kutu en basitidir: Listeden sil ve suçluluk duymadan bırak.

Önce kurbağayı ye: İşe nereden başlayacağını seç

Matris hangi işlerin önemli olduğunu söyler ama nereden başlayacağını söylemez. Bunun için birçok kişi Brian Tracy'nin Önce Kurbağayı Ye kitabıyla yaygınlaştırdığı bir fikri kullanır. Fikir, sıklıkla Mark Twain'e atfedilen bir söze dayanır: Bir kurbağa yemen gerekiyorsa sabah ilk iş onu ye, günün geri kalanında başına bundan kötüsü gelmez. Senin kurbağan, en önemli olan ve en çok kaçmak istediğin görevdir.

Onu ilk iş yapmanın pratik faydaları var. Dikkatin genellikle günün başında, mesajlar ve küçük kararlar birikmeden önce daha tazedir. Görev, kesintilerle dolu bir öğleden sonra tarafından kenara itilemez, çünkü çoktan bitmiştir ya da epey ilerlemiştir. Üstelik en zor şeyi erkenden bitirmek, ardından gelen her şeyi daha hafif hissettirir.

Kurbağanı bir önceki akşam, büyük resmi hâlâ görebiliyorken seç. Bu, yirminci yüzyılın başında verimlilik danışmanı Ivy Lee'ye atfedilen yönteme çok yakındır: Yarın için en önemli birkaç işi yaz, önem sırasına koy ve başka hiçbir şeye geçmeden ilkiyle başla. Sabah geldiğinde hiçbir karar vermen gerekmez; sadece başlarsın.

Kurbağa tek oturuşta bitmeyecek kadar büyükse onun yerine ilk adımını tanımla. Girişi yaz, ilk beş soruyu çöz, raporun bölümlerini listele. Net ve başlanabilecek kadar küçük bir kurbağayı yemek, belirsiz olanı yemekten çok daha kolaydır.

Öncelikleri zamanı belli bir plana dönüştür

Zamanı olmayan bir öncelik yalnızca bir dilektir. Günün kurbağasını ve iki üç önemli görevini belirledikten sonra her birine takvimde bir yer ve kabaca bir büyüklük ver. Odak seansları burada iyi bir birimdir: Bugün makale üzerinde çalışacağım demek yerine, makale öğleden önce üç tane 25 dakikalık seans alacak de.

Opcus'ta bir görevi yüksek ya da düşük öncelikli olarak işaretleyebilir, belirli bir güne planlayabilir ve ona hedef odak seansı sayısı verebilirsin. Yüksek öncelikli görevler listede öne çıkar; oturduğunda her şeyi baştan okumadan neyin önemli olduğunu görürsün. Seanslar tamamlandıkça önemli işin gerçekten zamanını alıp almadığını ya da yine kenara itilip itilmediğini görebilirsin.

En önemli önceliklerin sayısını az tut. Üç iyi bir varsayılandır: Gerçek ilerleme için yeterli, listeye bakmadan hatırlayacak kadar az. Gün ters giderse, ki çoğu zaman gider, tam olarak neyi koruman gerektiğini bilirsin. Geri kalan her şey vakit kalırsa memnuniyetle yapılır ama günün başarılı olup olmadığına onlar karar vermez.

Geri kalan her şeyle ne yapmalı

Dürüst bir önceliklendirme her zaman bugün yapılmayacak uzun bir görev kuyruğu bırakır. Bu bir başarısızlık değil, işin ta kendisidir. Bu görevleri ileri bir güne, bir gün yaparım listesine ya da panondaki bir bekleyenler sütununa taşı; gözden uzak olsunlar ama kaybolmasınlar. Günlük listende yalnızca gerçekten yapmayı düşündüğün işler kalmalı.

Küçük işler ayrı bir durumdur. Bir şey iki dakika ya da daha kısa sürüyorsa, onu takip etmek yerine hemen yapmak çoğu zaman daha hızlıdır. Ama bir yığın iki dakikalık işin en verimli saatlerini doldurmasına izin verme. Onları topla ve öğle yemeğinden sonra ya da gün sonunda olduğu gibi enerjinin düşük olduğu bir zamanda birlikte hallet.

Son olarak kuyruğu düzenli olarak gözden geçir. Haftalardır dokunulmamış bir görev genellikle ya fazla büyüktür ve bölünmesi gerekir, ya önemli değildir ve silinebilir, ya da henüz adını koymadığın bir şey onu tıkıyordur. Kısa bir haftalık değerlendirme bu kararları vermek için doğal bir yerdir.

Somut bir örnek

Selin, on gün sonra istatistik sınavı olan ikinci sınıf bir iktisat öğrencisi. Salı günü için listesinde on bir madde var: Perşembe teslim edilecek bir soru seti, sınav tekrarı, grup projesinin mesajlaşma grubu, çamaşır, danışmanına yazılacak bir e-posta, not uygulamasını yeniden düzenlemek, bir kulüp toplantısı, iki okuma, spor salonu ve bir arkadaşına cevap vermek.

Ayırmak beş dakika sürüyor. Soru seti önemli ve aciliyeti artıyor. Sınav tekrarı önemli ama henüz acil değil; bu da onu klasik bir ikinci kutu işi yapıyor. Grup mesajları ve kulüp toplantısı acil ama çoğunlukla başkalarının gündemi; Selin mesajlara günde iki kez bakmaya ve isteğe bağlı toplantıyı atlamaya karar veriyor. Not uygulamasını düzenlemek rahat bir oyalanma, dördüncü kutuya gidiyor. Çamaşır ve e-posta kısa işler, öğleden sonraki toplu iş saatine kalıyor.

Kurbağası sınav tekrarı, çünkü sürekli ertelediği ve on gün sonra en çok önem taşıyacak olan iş bu. Güne onunla ilgili iki odak seansıyla başlamayı, ardından soru setine iki seans ayırmayı, okumaları da öğleden sonraya bırakmayı planlıyor. Öğle olduğunda normalde kayıp gidecek iş çoktan bitmiş oluyor ve günün geri kalanı önemli hiçbir şey kaybolmadan kesintileri kaldırabiliyor.

Sık yapılan önceliklendirme hataları

Önceliklendirmedeki sorunların çoğu tekrar eden birkaç alışkanlıktan gelir. Özellikle sistemi tamamen bırakmanın cazip geldiği yoğun haftalarda bunlara dikkat et:

• Her şeyi yüksek öncelikli işaretlemek; bu etiketi anlamsız kılar.
• Listeyi her sabah sıralayıp yine de en kolay işle başlamak.
• Nereden başlayacağını göremeyeceğin kadar büyük ve belirsiz bir kurbağa seçmek.
• İkinci kutudaki işleri planlamadan bırakıp boş bir öğleden sonra ummak.
• Mesajlara toplu cevap vermek yerine her birine acil muamelesi yapmak.
• Listeyi düzenlemeye, onu bitirmekten daha çok zaman ayırmak.
• Hiçbir şeyi silmemek; böylece liste görmezden gelinene kadar büyür.