Zaman Bloklama: Gerçekten Uyabileceğiniz Bir Hafta Planlamak

Zaman bloklama aslında nedir?

Zaman bloklama, gününüzü zaman dilimlerine bölüp her dilime belirli bir iş atamaktır. Toplantılar ve dersler zaten böyle işler; zaman bloklama bu fikri geri kalan her şeye yayar. 'Proje önerisini yaz' listede yüzen bir madde olmaktan çıkar ve 'Salı, 09.00-11.00, öneri taslağı' haline gelir. Yaklaşım son yıllarda iş gününün büyük kısmını bu şekilde planlayan bilgisayar bilimci ve yazar Cal Newport sayesinde yaygınlaştı; ama benzer yöntemler ajanda tutanlar arasında çok daha uzun zamandır kullanılıyor.

Asıl değişim, zamanınızı sınırsız bir kaynak değil bir bütçe olarak görmektir. Her saatin bir görevi olduğunda, yeni bir iş eklemek kaçınılmaz bir soruyu gündeme getirir: Bu neyin yerini alacak? Bu soru rahatsız edicidir ve bu rahatsızlık tam olarak işin özüdür. Aşırı yüklenmenin büyük kısmı, o işler için gereken saatlerin aslında var olmadığını fark etmeden 'evet' demekten kaynaklanır.

Neden işe yarar, ne zaman yaramaz?

Zaman bloklama üç şekilde yardımcı olur. Aşırı yüklenmeyi erkenden, perşembe gecesi değil pazartesi sabahı gösterir. Küçük kararların sayısını azaltır, çünkü sırada ne olduğuna plan zaten karar vermiştir. Ve odak gerektiren işi, toplantıların ve mesajların sessizce yiyip bitiremeyeceği ayrılmış bir alana koyarak korur.

Her iş için uygun değildir. Destek masasında çalışıyorsanız, nöbetçiyseniz ya da gününüzün çoğu başkalarına yanıt vermekle geçiyorsa, tamamen bloklanmış bir takvim her gün sabah onda baştan yazılır. Bu durumda yalnızca kontrol edebildiğiniz kısımları bloklayın, örneğin sabahları korunan tek bir saati, gerisini açık bırakın. Uyduğunuz eksik bir sistem, çarşambaya varmadan bıraktığınız eksiksiz bir sistemden iyidir.

Bir haftayı yaklaşık otuz dakikada bloklamak

Haftalık bloklamayı her hafta aynı saatte yapın; örneğin pazar akşamı ya da pazartesi 08.30'da. Günle değil haftayla başlayın, çünkü önemli görevlerin çoğu ancak uzun boş aralıkların nerede olduğunu gördüğünüzde yerine oturur. En az esnek olandan en esnek olana doğru ilerleyin.

Her boşluğu doldurmayın. Baştan sona bloklanmış bir hafta kâğıt üzerinde etkileyici görünür ama salı öğleden sonra çöker. Boş saatlerinizin kabaca yüzde 70-80'ini bloklayın, kalanını bilinçli bir tampon olarak bırakın; buna aşağıda tekrar döneceğiz.

• Önce sabit taahhütleri girin: dersler, toplantılar, yol, spor, aile zamanı.
• En uzun iki üç boş aralığınızı bulun ve en zorlu işlerinize ayırın.
• Bu derin çalışma bloklarını enerjinizin en yüksek olduğu saatlere koyun; bu çoğu zaman sabahtır ama her zaman değil.
• E-posta, idari işler ve ayak işleri gibi yüzeysel işleri günde bir iki blokta toplayın.
• Uzun oturumların ardından ve önemli teslim tarihlerinden önce tampon bloklar ekleyin.
• Her günü, ertesi günü düzenlediğiniz 15 dakikalık bir kapanış bloğuyla bitirin.

Blok sürelerini seçmek

Blok süresi, işin ısınma maliyetine uymalıdır. Yazı yazmak, kod yazmak, analiz ve problem çözmek genellikle problemi zihne yüklemek için bile on on beş dakika ister; bu yüzden 90-120 dakikalık bloklar ısınmadan sonra gerçek çalışma zamanı bırakır. İdari işler pek ısınma gerektirmez ve 30-60 dakikaya rahatça sığar. 30 dakikadan kısa bloklar geçişlerde kaybolma eğilimindedir; küçük işlerin her birine ayrı yer açmak yerine onları bir araya toplayın.

Çoğumuz işlerin ne kadar süreceğini olduğundan kısa tahmin ederiz; psikologlar buna planlama yanılgısı der. Basit bir düzeltme, bloğu boyutlandırırken ilk tahmininizi 1,5 ile çarpmaktır. Bir rapor bölümünün bir saat süreceğini düşünüyorsanız ona doksan dakika verin. Birkaç hafta sonra kendi çarpanınızı öğrenirsiniz; tanıdık işler için 1,2, yeni işler için 2 olabilir.

Toplamı da sınırlayın. Çok az insan günde üç dört saatten fazla gerçekten zorlu odak yapabilir. Bir güne altı saat derin çalışma bloklamak, başka biri için yazılmış bir plandır; iki sağlam derin blok ve birkaç hafif blok çok daha dürüst bir gündür.

Tema günleri ve tema sabahları

Tema günlerinde haftanın her gününe geniş bir iş türü atanır. Serbest çalışan biri pazartesiyi planlama ve idari işlere, salıdan perşembeye müşteri işlerine, cumayı da öğrenme, fatura kesme ve haftalık değerlendirmeye ayırabilir. Bir öğrenci pazartesi ve çarşambayı en zor derse, salı ve perşembeyi yazma işlerine, cumayı da tekrar ve açık kapatmaya ayırabilir. Faydası daha az geçiş yapmaktır: Bir düşünme biçimini yüklersiniz ve onda kalırsınız.

Programınızı başkaları belirliyorsa tam tema günleri zordur. Daha hafif bir versiyonu tema sabahlarıdır: Her günün ilk bloğunun sabit bir teması vardır, öğleden sonra ise toplantılar ve tepkisel işler için esnek kalır. Bu küçük öngörülebilirlik bile başlamayı kolaylaştırır, çünkü salı sabahı neye ayrıldığını zaten bilir.

Tampon bloklar ve tepkisel işler

Her haftada önceden kestiremeyeceğiniz işler vardır: bir iş arkadaşının acil sorusu, bozulan bir derleme, ek bir ödev, evden gelen bir telefon. Planınızda bunlara yer yoksa beklenmedik iş her şeyi ileri iter ve bütün takvim çöker. Tampon bloklar tam olarak bunun için ayrılmış boş aralıklardır. Her uzun bloktan sonra yirmi otuz dakika, artı hafta içinde bir iki uzun tampon, iyi bir başlangıç noktasıdır.

E-posta ve sohbet gibi tepkisel işler sürekli değil, planlanmış partiler halinde yürütüldüğünde daha iyi sonuç verir. Günde iki üç mesaj bloğu, örneğin 11.30, 15.00 ve 16.30, çoğu rol için yeterlidir; ekibinize genelde hangi saatlerde yanıt verdiğinizi de söyleyebilirsiniz. Ne kadar tepkisel işle karşılaştığınız hakkında hiçbir fikriniz yoksa önce bir hafta boyunca kayıt tutun; pek çok kişi bunun sandığından çok daha fazla ya da çok daha az olduğunu görür.

Bir blok taştığında: Bırakmayın, yeniden planlayın

Bloklar taşacak. Bir hata beklenenden uzun sürer, ders uzar, sabahınız diş randevusunda kaybolur. Yaygın tepki planın çöktüğüne karar verip günün geri kalanını plansız geçirmektir. Oysa zaman bloklamanın en çok işe yaradığı an tam da budur. Programı çöpe atmak yerine beş dakika ayırıp günün kalan bloklarını yeniden çizin. Newport da program bozulduğunda geri kalanını, gerektiği kadar sık, baştan kurmayı önerir.

Yeniden çizerken blokları silmeyin, taşıyın. Saat 14.00'teki rapor bloğu ortadan kalkarsa yarının tamponuna ya da haftanın ilerisindeki bir boşluğa gider; hayali bir 'bir ara'ya değil. Neyin ne kadar taştığına dair kısa bir not tutun. Bir ay sonra bu notlar, hangi tür işleri sürekli olarak hafife aldığınızı gösterir ve sonraki ayın bloklarını daha dürüst yapar.

Zaman bloklarını Pomodoro oturumlarıyla birleştirmek

Zaman blokları ve Pomodoro oturumları farklı sorunları çözer ve birlikte iyi çalışır. Blok neyin ne zaman yapılacağına karar verir; Pomodoro ritmi ise bloğun içinde nasıl çalışacağınızı belirler. İki saatlik bir bloğa dört Klasik 25/5 oturumu ya da kısa bir tamponla birlikte iki Derin çalışma 50/10 oturumu sığar. Opcus bu iki ayarı 15/3'lük Hızlı başlangıç ile birlikte sunuyor; böylece ritmi bloğa göre seçebilirsiniz.

Oturum sayısı aynı zamanda kullanışlı bir planlama birimidir. 'Üçüncü bölüm üzerinde iki saat çalış' yerine 'üçüncü bölüm: dört oturum' diyebilirsiniz. Opcus'ta bir göreve hedef oturum sayısı verebilirsiniz; günlük planlayıcı da bugünkü listenin bugünkü bloklara sığıp sığmadığını görmenizi sağlar. Bloklarınız sekiz oturum alıyorsa ve görev listeniz on dört oturum istiyorsa, öğle yemeğinden önce bir şeylerin yer değiştirmesi gerektiğini bilirsiniz.

Uyarlayabileceğiniz iki örnek gün

Bunlar reçete değil, örnektir. Tam saatlerden çok örüntülere dikkat edin: zorlu işler enerjinin zirvede olduğu saatlerde, yüzeysel işler toplu halde, uzun blokların ardından tamponlar ve gün sonunda kısa bir kapanış. Aşağıda saat 13.00'te günlük toplantısı olan bir yazılımcının salı günü ve dersleri olan bir üniversite öğrencisinin hafta içi bir günü var.

• Yazılımcı, 08.30-09.00: günü planla, mesajlara göz at, kod inceleme kuyruğunu kontrol et.
• Yazılımcı, 09.00-11.00: mevcut özellik üzerinde derin çalışma, iki 50/10 oturumu.
• Yazılımcı, 11.00-11.30: ekip arkadaşlarının kodlarını incele. 11.30-12.00: tampon ve mesajlar.
• Yazılımcı, 13.00-13.30: günlük toplantı. 13.30-15.00: testler ya da hata ayıklama için ikinci derin blok.
• Yazılımcı, 15.00-15.30: tampon. 15.30-16.30: biletler, dokümantasyon, yanıtlar.
• Yazılımcı, 16.30-17.00: kapanış, panoyu güncelle ve yarının ilk bloğunu belirle.
• Öğrenci, 08.00-09.30: ders. 09.45-11.15: analiz problem seti, üç 25/5 oturumu.
• Öğrenci, 11.15-11.45: tampon, yürüyüş ya da ayak işleri. 13.00-14.30: laboratuvar ya da ikinci ders.
• Öğrenci, 15.00-16.00: günün ders notlarını tekrar, iki 25/5 oturumu. 16.00-17.30: spor ya da serbest zaman.
• Öğrenci, 19.00-20.30: ödev taslağı, bir 50/10 ve bir 25/5 oturumu. 20.30-20.45: yarını planla.