Gerçekten İşleyen Bir Çalışma Günü Nasıl Planlanır?

Takvimle değil, envanterle başlayın

Neyi ne zaman yapacağınıza karar vermeden önce, aklınızdaki her şeyi tek bir listeye dökün. Öğrenciler görevlerini genellikle ders sistemine, sınıf WhatsApp grubuna, yapışkan notlara ve hafızalarına dağıtır; bu da gerçekte ne kadar iş olduğunu görmeyi imkânsız kılar. Envanter beş dakika sürer ve bir şeyi unuttuğunuza dair arka planda dönen o huzursuzluğu ortadan kaldırır.

Toplarken sıralamaya ya da takvime yerleştirmeye çalışmayın. Sadece yazın. Hocaya e-posta atmak ya da bir formu çıktı almak gibi küçük işleri de ekleyin; bunların bir yeri olmadığında en verimli saatlerinize sızarlar. Her şey görünür olduğunda, ilk hatırladığınız işe tepki vermek yerine bilinçli kararlar verebilirsiniz.

• Önümüzdeki iki haftanın teslim tarihleri: ödevler, kısa sınavlar, laboratuvar raporları, başvurular.
• Süregelen işler: okumalar, soru setleri, yaklaşan sınavlar için tekrar.
• İdari işler: e-postalar, formlar, ders kayıtları, kütüphane iadeleri.
• Saati belli olan taahhütler: dersler, iş vardiyaları, randevular, antrenmanlar.
• Birinin sizden beklediği her şey.

Saatle değil, odak oturumuyla tahmin edin

Saat, planlama için yanıltıcı bir birimdir; çünkü masa başında geçen bir saat, bir saatlik çalışma demek değildir. Yerleşmek, bir mesaja bakmak, doğru dosyayı bulmak derken kâğıt üstündeki bir saat çoğu zaman 35-40 dakikalık gerçek emek içerir. 25 ya da 50 dakikalık odak oturumlarıyla tahmin yapmak daha dürüsttür, çünkü her oturum tanımı gereği odaklı zamandır.

Listenizin üzerinden geçip bugün için her maddenin yanına bir sayı yazın. "6. bölümü oku ve not çıkar": üç oturum. "İstatistik soru setini bitir": dört. "Bölüm sekreterliğine e-posta at": diğer idari işlerle birlikte tek oturum. Bir iş altı yedi oturumdan fazla gibi görünüyorsa muhtemelen bir projedir; onun yerine sıradaki somut parçasını belirleyin.

Ardından kapasiteniz konusunda gerçekçi olun. Dersli bir günde pek çok öğrenci, derslerin üstüne dört ila yedi odaklı oturum çıkarabilir. Boş bir günde sekiz ila on oturum güçlü bir sonuçtur ve çok az kişi bunun üstünü uzun süre koruyabilir. Tahminleriniz toplamda on dördü buluyorsa plan daha başlamadan bozulmuş demektir. Bunu akşam dokuzda değil, sabah sekizde fark etmek çok daha iyidir.

Üç öncelik seçin

Listenizden, bitirdiğiniz tek şeyler onlar olsa bile günü başarılı sayacağınız üç görevi seçin. Bunlar en acil üç iş olmak zorunda değil; teslim tarihlerini ve sonuçlarını hesaba kattığınızda en çok önem taşıyan üç iş olmalı. Genellikle biri teslim tarihi yaklaşan büyük bir iş, biri sınav tekrarı gibi uzun vadeli bir konuda düzenli ilerleme, biri de bir süredir kaçtığınız küçük bir iştir.

Neden üç? Gerçek ilerleme sağlamaya yetecek kadar, bakmadan aklınızda tutabileceğiniz kadar az. Gün bozulduğunda, ki bozulacak, neyi korumanız gerektiğini tam olarak bilirsiniz. Listedeki diğer her şeye vakit kalırsa ne güzel, ama günün iyi geçip geçmediğini onlar belirlemez. Opcus'taki günlük planlayıcı bu iş için uygun: Üç önceliğinizi en üste yazın ve her birini zamanlayıcıya bağlayın ki oturumlar doğrudan o göreve sayılsın.

İşi enerjinize göre yerleştirin

Çoğu insanın, zor düşünmenin daha kolay geldiği bir zaman dilimi ve her şeyin çamurda yürümek gibi hissettirdiği başka bir zaman dilimi vardır. Kronotip araştırmaları bu örüntülerin kişiden kişiye değiştiğini ve yaşla birlikte kaydığını gösteriyor; birçok genç ve genç yetişkin, gerçekten de günün ilerleyen saatlerinde erkencilere göre daha iyi işler. Kendi düzeninizi bilmek için teste ihtiyacınız yok. Son iki haftaya dönüp en iyi işlerinizi ne zaman çıkardığınıza bakın.

En zor önceliğinizi en iyi zaman diliminize koyun. Pek çok kişi için bu, tamamen uyandıktan sonraki ilk iki üç saattir; bazıları içinse öğleden sonrası ya da akşamdır. Enerjinizin düşük olduğu saatleri daha az şey isteyen işlere ayırın: not düzenlemek, idari işler, kart tekrarı, kayıtlı bir dersi normal hızda izlemek. Bu tek değişiklik, planladığınız toplam saatten çoğu zaman daha belirleyicidir.

Yine de bunu fazla mühendislik konusu yapmayın. Bugünkü tek boş zamanınız enerjinizin düşük olduğu bir saatse, önemli bir işe ayrılmış vasat bir oturum, yarın için kurulmuş kusursuz bir plandan iyidir.

Örnek program: dersli bir gün

Dersleri 10.00-12.00 ve 14.00-16.00 arasında olan ve sabahları daha iyi çalışan bir öğrenci için gerçekçi bir plan aşağıda. Dersler arasındaki boşlukların hafif işlere ayrıldığına ve akşamın ağzına kadar doldurulmadığına dikkat edin.

Bu gün, üçü kısa olmak üzere yedi odaklı oturum içeriyor. Mütevazı görünebilir; ama doğru görevlere ayrılmış yedi gerçekten odaklı oturum, masa başında yarım dikkatle geçirilen on saatten daha fazlasını getirir.

• 08.00-09.50: Birinci öncelik olan, cuma teslim edilecek makale taslağı için iki adet 50 dakikalık oturum.
• 10.00-12.00: Ders. Sorularınızı ve takip gerektiren her şeyi not edin.
• 12.00-13.00: Masadan uzakta öğle yemeği.
• 13.00-13.50: Sabah dersinin notlarını gözden geçirmek için bir 25 dakikalık oturum ve kısa idari işler.
• 14.00-16.00: Ders.
• 16.30-18.00: İkinci öncelik olan istatistik soru seti için üç adet 25 dakikalık oturum.
• Akşam: Üçüncü öncelik için tek bir kart tekrarı oturumu, ardından kısa bir gün kapanışı.

Örnek program: tamamen boş bir çalışma günü

İşin ilginç yanı, planlamanın en çok önem kazandığı günler boş günlerdir. Sabit noktalar olmadığında gün kayıp gider; bir bakarsınız saat 15.00 olmuş ve masanızı iki kez toplamışsınız. Çözüm, kendi sabit noktalarınızı yaratmaktır: bir başlangıç saati, bir öğle arası ve bir bitiş saati.

Bitiş saatini ciddiye alın. Günün 18.00'de biteceğini bilmek sabah oturumlarını keskinleştirir ve akşamı dinlenmeye ayırır; yarın da çalışma günüyse bu dinlenmeye ihtiyacınız olacak.

• 08.30: Listeyi gözden geçirmek ve üç önceliği netleştirmek için on dakika.
• 08.45-11.45: Birinci öncelik için 10'ar dakika molalı üç adet 50 dakikalık oturum.
• 11.45-12.30: Masadan uzakta öğle yemeği.
• 12.30-14.20: İkinci öncelik için iki adet 50 dakikalık oturum.
• 14.20-15.00: Uzun bir mola, mümkünse dışarıda kısa bir yürüyüş. Pek çok kişi bu saatlerde bir enerji düşüşü yaşar.
• 15.00-16.30: Hafif işler ve üçüncü öncelik için üç adet 25 dakikalık oturum.
• 16.30-17.30: Taşan işler için boşluk, ardından 17.30'da gün kapanışı.

Bilerek boşluk bırakın

Bir şey her zaman planlanandan uzun sürer. Bir okuma beklenenden yoğun çıkar, bir ders uzar, bir arkadaşınızın yardıma ihtiyacı olur. Her dakika önceden dağıtılmışsa ilk sürpriz bütün günü devirir ve planı tamamen bırakırsınız.

Basit bir kural: Kullanılabilir odak zamanınızın yalnızca yüzde 70-80'ini planlayın, kalanını boş bırakın. Gün sorunsuz geçerse bu boşluğu listedeki bir sonraki işe ayırır ya da erken bitirirsiniz. Geçmezse boşluk taşmayı emer ve üç önceliğiniz ayakta kalır. Psikologlar uzun zamandır insanların kendi işlerinin ne kadar süreceğini, benzer işlerin daha önce uzadığını bilseler bile, eksik tahmin ettiğini gözlemliyor. Yani pay bırakmak karamsarlık değil, isabetliliktir.

Boşluk da yetmediğinde ne yapacağınıza önceden karar verin. Öğleden sonra üçte hâlâ birinci önceliğin yarısındaysanız, üçüncü önceliği yarına taşımak bir başarısızlık değil, planın öngördüğü bir hamledir. Neyin feda edilebilir olduğunu sabah sakin kafayla belirlemek, akşam yorgunken panikle karar vermekten çok daha sağlıklıdır. Böylece kötü giden bir gün bile tamamen kaybedilmiş sayılmaz.

Günü kısa bir kapanışla bitirin

Bir çalışma gününün son on dakikası da planlanmaya değer. Net bir son olmadığında yarım kalan işler akşam boyunca hafif bir endişe uğultusu olarak peşinizden gelir. Masicampo ve Baumeister'in 2011 tarihli çalışması, yarım kalmış bir hedef için somut bir plan yapmanın, o hedefin ilgisiz bir görev sırasında zihne üşüşmesini azalttığını buldu. Yarının ilk adımını yazmak bunun küçük bir versiyonudur.

Rutini gerçekten yapacağınız kadar kısa tutun. Zamanla bu kapanış, işin bittiğine ve akşamın geri kalanının size ait olduğuna dair kendinize verdiğiniz faydalı bir işarete de dönüşür.

• Bitirdiklerinizi işaretleyin ve her önceliğin kaç oturum sürdüğünü not edin.
• Bitmeyen işleri yarına ya da belirli bir sonraki güne taşıyın.
• Yarının ilk önceliği için ilk somut adımı yazın.
• Önümüzdeki haftanın teslim tarihlerine göz atın ki hiçbir şey sizi şaşırtmasın.
• Bilgisayarı kapatın ve masayı toparlayın; yarın temiz bir başlangıç yapın.